La digitalización de procesos administrativos no es una simple moda pasajera; es la respuesta del gobierno a la necesidad de mejorar la transparencia y combatir el fraude fiscal. En este contexto  surge Verifactu, un sistema que marcará un antes y un después en la forma en que se gestionan las facturas en España. Si eres un empresario, autónomo o gestor que busca comprender a fondo qué implica este cambio, aquí encontrarás una guía detallada, con todo lo que necesitas saber para adaptarte sin complicaciones.

Introducción a Verifactu

Verifactu es un sistema desarrollado por la AEAT con un objetivo claro: garantizar que las facturas emitidas y recibidas por las empresas y autónomos en España sean completamente verificables y seguras, limitando así las prácticas de fraude fiscal. Esta iniciativa forma parte de un esfuerzo más amplio por parte del gobierno para reforzar el control sobre las transacciones comerciales y asegurar que las obligaciones fiscales se cumplan sin margen de error.

El nombre Verifactu proviene de la idea de “verificar facturas”, y su puesta en marcha se debe a la creciente necesidad de tener un registro más fiable de las operaciones económicas, evitando facturas duplicadas o manipuladas, algo común en esquemas de evasión fiscal. En resumen, este sistema establece un control más riguroso sobre la emisión y el registro de las facturas electrónicas.

AEAT - Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo funciona Verifactu?

Desde un punto de vista técnico, Verifactu es una herramienta que utiliza la tecnología de validación en tiempo real para confirmar la autenticidad y validez de las facturas electrónicas. Aquí desglosamos su funcionamiento:

1. Registro y validación: Cuando una empresa emite una factura electrónica, esta debe ser registrada y validada en el sistema de Verifactu antes de ser enviada al cliente. Esto significa que, al emitir una factura, el software de facturación utilizado se conecta con la Agencia Tributaria para verificar que toda la información es correcta y que no hay irregularidades.

2. Generación de un código único: Una vez validada, la factura recibe un código único de verificación (CUV en forma de QR), que sirve como sello de garantía de que esa factura ha pasado el filtro de la Agencia Tributaria. Este código debe estar presente en el documento emitido para asegurar su validez legal. También dicha factura incluirá la referencia “Verifactu”, certificando que la factura ha sido emitida con un sistema de facturas verificables.

3. Almacenamiento seguro: Las facturas electrónicas validadas se almacenan de manera segura en un entorno digital. Esto garantiza no solo su accesibilidad, sino también la posibilidad de ser auditadas en caso de que la Agencia Tributaria lo requiera.

4. Requisitos técnicos: Para adaptarse a Verifactu, las empresas y autónomos necesitarán software de facturación que cumpla con los nuevos estándares técnicos y que esté integrado con el sistema de la Agencia Tributaria. Esto también incluye la capacidad de emitir facturas en formatos estructurados (como XML) que sean compatibles con las especificaciones del sistema, pues se enviarán a AEAT para su validación en ese formato.

Obligaciones específicas para pymes y autónomos

La implementación de Verifactu impone una serie de obligaciones nuevas para todos los que realicen transacciones comerciales, especialmente para pymes y autónomos. Estas son algunas de las principales:

Cómo autónomo o empresa NO estás obligado a usar Verifactu: Verifactu afecta a los softwares de facturación, pero el profesional o empresa no tiene porqué acogerse a su uso. El Software de facturación deberá estar homologado y por ende tener Verifactu sí o sí, pero el uso del sistema es opcional para profesionales y autónomos, en otras palabras, el profesional debe usar un software homologado y él decidirá si remite voluntariamente las facturas a AEAT o no a través de Verifactu.

Emisión de facturas verificadas: Si decides enviarlas a AEAT, ya no será suficiente con emitir una factura electrónica en formato PDF o Word. Ahora, será obligatorio que las facturas sean validadas por Verifactu antes de enviarlas al cliente.

Actualización del software de facturación: Las herramientas que antes usabas para crear facturas deben ser actualizadas o reemplazadas por sistemas que se integren con la plataforma de Verifactu.

Capacitación del personal: Es fundamental que las personas encargadas de la facturación estén al tanto de cómo funciona este nuevo sistema. Esto podría implicar formación adicional para asegurar un cumplimiento fluido.

Ejemplo práctico: Si eres un autónomo que factura a otras empresas por servicios prestados, necesitarás adaptar tu software de gestión para que pueda conectarse directamente con Verifactu y enviar las facturas para su validación.

Verifactu NO le afecta a:

1. Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
2. Los territorios forales.
3. Aquellos que no están obligados a emitir facturas.

Fechas de entrada en vigor

El calendario de implementación de Verifactu ha generado mucha expectación, ya que las fechas varían según el tamaño de la empresa:

Publicación de la orden ministerial:  En primer lugar, hay que esperar a que se publique la orden ministerial que desarrolla dicho reglamento. Eso sí, se espera que el sistema Verifactu entre en vigor el 1 de julio 2025.

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Tendrán un plazo de un año desde la publicación oficial del reglamento para cumplir con Verifactu.

Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: Contarán con un margen de dos años para adaptarse, lo cual brinda algo más de tiempo para realizar los cambios necesarios.

Es importante estar atentos a las actualizaciones y publicaciones de la Agencia Tributaria, ya que los plazos definitivos podrían ajustarse.

 

Pasos para adaptarse a Verifactu

Aquí tienes una guía práctica para asegurar que tu negocio esté preparado:

Evaluar el software actual: Comprueba si tu sistema de facturación puede integrarse con Verifactu. Si no, investiga opciones de software compatibles.

Actualizar o adquirir un software adecuado: Elige una solución que permita la validación de las facturas en tiempo real y que pueda emitir facturas electrónicas estructuradas.

Formar al equipo: Asegúrate de que todos los empleados que manejan facturas sepan cómo utilizar el nuevo sistema y entiendan la importancia de la validación previa.

Revisar procesos internos: Adapta tus procesos de emisión de facturas y registro contable para que se alineen con las nuevas normativas.

Hacer pruebas antes de la fecha límite: Realiza simulaciones de emisión y validación de facturas para identificar posibles problemas y resolverlos a tiempo.

Posibles sanciones y consecuencias del incumplimiento

El no cumplimiento de las normativas de Verifactu puede resultar en sanciones considerables. Estas incluyen:

Multas por no emitir facturas verificadas: La Agencia Tributaria puede imponer multas a las empresas que no validen sus facturas electrónicas antes de enviarlas, de hasta 50.000,00 Euros .

Auditorías fiscales: Las empresas que ignoren el sistema pueden ser objeto de inspecciones más frecuentes y exhaustivas por parte de la Agencia Tributaria.

Pérdida de deducciones: Facturas no verificadas podrían no ser aceptadas para justificar deducciones fiscales, lo que afectaría negativamente la contabilidad de la empresa.

Beneficios de cumplir con Verifactu

A pesar de que la transición pueda parecer complicada, hay numerosas ventajas en la digitalización total de la facturación:

Mejora de la eficiencia administrativa: Al automatizar y verificar las facturas, se reduce el riesgo de errores y se optimizan los procesos contables.

Mayor control financiero: Las empresas tendrán un registro claro y ordenado de todas las transacciones, facilitando la gestión de flujos de caja y previsiones.

Reducción de la carga fiscal: Un sistema bien estructurado puede evitar problemas con Hacienda y facilitar la preparación de impuestos.

En conclusión, creo que Verifactu representa un cambio importante, pero también una oportunidad para modernizar la gestión empresarial. No solo se trata de cumplir con la ley, sino de aprovechar las ventajas de la digitalización para optimizar y proteger el negocio. ¡La clave está en empezar a prepararse cuanto antes para evitar problemas y estar a la vanguardia de la innovación fiscal!